Вложение
Вложение — файл, приложенный к записи или действию для пояснения, рассмотрения, передачи либо подтверждения результата.
Вложение — файл, приложенный к записи или действию для пояснения, рассмотрения, передачи либо подтверждения результата.
Простыми словами
Материал, который добавили к вопросу, задаче или документу: фотография, чертёж, таблица, акт или другой файл.
В строительстве
Вложения помогают показать место и характер проблемы, передать исходные данные, обосновать решение и подтвердить выполненную работу.
В СОД
Вложение — роль файла относительно конкретной записи или процесса. Оно может быть новым загруженным файлом либо связью с уже хранящимся документом и определённой его версией. Само прикрепление не означает, что материал согласован, достоверен или разрешён к применению.
Вложение в разных разделах Pocket
Контекст | Что означает вложение | Пример | Что важно сохранить |
|---|---|---|---|
Папочная структура | Самостоятельный файл или документ, размещённый в папке. В этом контексте предпочтительно название «Файл» или «Документ», а не «Вложение». | Чертёж в папке рабочей документации. | Идентификатор документа, папка, версия, статус и права доступа. |
Замечание | Материал, поясняющий несоответствие или подтверждающий устранение. | Фото дефекта, фрагмент чертежа, фото после исправления. | Роль материала, автор, дата и связь с замечанием; для документов — версия. |
Передача документов | Файл или версия документа, включённые в отправляемый комплект. Основные документы лучше называть «Состав передачи», дополнительные материалы — «Вложения». | Три чертежа и сопроводительная ведомость. | Неизменный состав отправленного комплекта, версии, отправитель, получатели и время отправки. |
Задача | Исходные данные, рабочие материалы или результат выполнения поручения. | План для обмера и заполненная ведомость в качестве результата. | Различие между исходными данными и результатом, автор и время добавления. |
Согласование | Рассматриваемый документ или материал, который помогает его проверить. | Чертёж на согласовании и расчёт в обоснование решения. | Какие версии являются предметом решения, а какие даны только для справки. |
Файл, документ, версия, вложение и связанная запись
Файл — электронный объект в определённом формате: PDF, JPG, XLSX и т. п.
Документ — управляемая единица содержания; в СОД у неё могут быть реквизиты, статус и несколько версий.
Версия — определённая редакция содержания документа.
Вложение — файл или ссылка на конкретный файловый материал, прикреплённые в контексте другой записи.
Связанная запись — другая задача, замечание, RFI или согласование. Её лучше показывать отдельно от файловых вложений.
Вложенная папка — папка внутри другой папки. Это значение слова «вложенная» не делает её файловым вложением.
Один документ может находиться в папочной структуре и одновременно использоваться как вложение в нескольких записях. Это не обязательно означает создание независимых копий.
Правила, которые предлагается принять в Pocket
Показывать способ добавления. Различать «Загрузить файл» и «Прикрепить документ из проекта». Для второго способа показывать выбранную версию.
Фиксировать исторический контекст. В отправленной передаче и запущенном согласовании сохранять конкретные версии. Более новая редакция исходного документа не должна незаметно подменять ранее отправленный или рассмотренный материал.
Различать роли. В замечаниях — «Подтверждение проблемы» и «Подтверждение устранения»; в задачах — «Исходные данные» и «Результат»; в согласованиях — «На рассмотрение» и «Для справки».
Не подменять решения вложениями. Прикреплённый акт не равен принятию работ; фото после исправления не равно закрытию замечания; справочный расчёт не становится автоматически согласованным.
Сохранять доступность истории. Перемещение исходного документа между папками не должно разрывать связи. Удаление исходника или изменение прав не должно незаметно уничтожать доказательства прошлых действий.
Учитывать права. Прикрепление документа не должно автоматически открывать его всем участникам карточки. Порядок доступа и передачи внешним получателям нужно определить явно.
Различать открепление и удаление. Удаление связи с карточкой не равно удалению исходного документа. Для завершённых процессов изменения состава должны быть ограничены и фиксироваться в истории.
Это рекомендуемые правила поведения, которые необходимо сопоставить с фактической реализацией Pocket.
Сквозной пример
В папке «Рабочая документация» хранится чертёж версии 2. Инженер прикрепляет эту версию к замечанию и добавляет фотографию дефекта. Затем чертёж версии 2 входит в состав передачи подрядчику. Позднее выпускается версия 3.
Замечание и прежняя передача сохраняют связь с версией 2: она объясняет, на основании чего участники действовали в тот момент. Версия 3 может быть показана как более новая и добавлена отдельным действием. Её согласование оформляется отдельно.
Связанные понятия: фотофиксация, передача документов, задача, согласование, версия документа.
Было ли полезно это определение?
Связанные термины глоссария